Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;

·         ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

Для составления служебных писем используется специальный бланк. Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать ­следующие реквизиты:

  • эмблема или товарный знак организации;
  • наименование организации;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
  • справочные данные о предприятии (среди справочных данных обычно указывают контактную информацию: юридический адрес, телефон, факс, адрес ­интернет-сайта и электронной почты);
  • дата составления документа;
  • регистрационный номер документа (исходящий).

Составление любого делового письма подчиняется общим правилам: 

  • Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
  • В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
  • Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
  • Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
  • Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
  • Главная мысль письма может начинаться с причины обращения
  • Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности.
  • Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
  • Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

  1. Оттого, кому вы пишите, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
  2. Составляйте послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения,  но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко.
  3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
  4. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то.
  5. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы,  это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
  6. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
  7. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
  8. Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день - стоит экономить его время.
  9. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной виртуальной переписки не приветствуются.
  10. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки  уже нельзя.
  11. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай если письмо будет выведено на печать.
  12. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.