Легализация документа заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей и печатей, поставленных на документе, подтверждая полномочия лиц, подписавших документ и то, что документ оформлен в соответствия с требованиями закона страны пребывания, но не подтверждает верность и правильность содержания документа и не означает одобрения содержания документа.

 

К некоторым документам существуют индивидуальные требования оформления и прохождения данной процедуры, так же как и в некоторых консульствах предусмотрены свои требования, но в целом легализация документов происходит по единому установленному порядку прохождения данной процедуры.

 

Порядок легализации документа в Российской Федерации

 

1.                  Нотариус заверяет техническую копию документа.

2.                  Осуществляется перевод технической копии документа и нотариус удостоверяет подлинность подписи переводчика на переводе этого документа.

3.                  Министерство юстиции свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса, тем самым подтверждая его полномочия.

4.                  Консульский Департамент МИД свидетельствует подлинность печати и подписи сотрудника Министерства юстиции, тем самым, в свою очередь, подтверждая полномочия сотрудника Министерства юстиции.

5.                  После легализации в КД МИД документ легализуется в консульстве того государства, в котором он будет использоваться. Консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника ДКС МИД РФ.

 

Документы, исходящие от российских юридических лиц, подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации.

 

Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.

 

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.). Не подлежат легализации документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные своим содержанием нанести ущерб интересам Российской Федерации.

 

Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в КД МИД РФ в подлинниках.

 

Документы об образовании, выданные до 1996 года, легализуются в нотариально заверенных копиях. В копиях могут быть также легализованы документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 года.

 

Трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности не подлежат вывозу и пересылке за границу и в установленном порядке на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются.

 

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документы. Но в случае необходимости технические нотариально заверенные выписки из паспортов могут быть легализованы (не копии паспортов).

Страны, для которых не требуется ни апостиль ни легализация документов.